Office 2021 | Tính năng, cấu hình và lưu ý khi sử dụng

Microsoft Office 2021 là một phiên bản mua một lần trong dòng phần mềm văn phòng của Microsoft, được phát hành vào năm 2021. Bộ phần mềm này cung cấp những ứng dụng quen thuộc như Word, Excel, PowerPoint và Outlook, đồng thời bổ sung nhiều cải tiến về cộng tác, xử lý dữ liệu và giao diện so với các thế hệ trước.

Khác với Microsoft 365 sử dụng mô hình thuê bao định kỳ, Office 2021 được bán theo hình thức mua giấy phép một lần cho phiên bản tương ứng. Đây từng là lựa chọn phù hợp với những người muốn sử dụng bộ Office truyền thống mà không cần duy trì thuê bao Microsoft 365.

Trong bài viết này, Viện Phần Mềm sẽ cùng bạn tìm hiểu Microsoft Office 2021 có những tính năng gì, các phiên bản phổ biến, yêu cầu cấu hình và những lưu ý quan trọng khi sử dụng.

Tổng quan về Microsoft Office 2021

Microsoft Office 2021 được phát hành vào ngày 5 tháng 10 năm 2021, cùng thời điểm Windows 11 chính thức được Microsoft giới thiệu rộng rãi.

Office 2021 là gì?

Office 2021 là thế hệ tiếp theo của bộ phần mềm Microsoft Office mua một lần, kế nhiệm Office 2019. Phiên bản này tiếp tục cung cấp những ứng dụng văn phòng quen thuộc và bổ sung một số tính năng vốn đã xuất hiện trên Microsoft 365 trước đó.

Tùy phiên bản giấy phép, người dùng có thể sử dụng các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access và Publisher.

Một điểm khác biệt quan trọng giữa Office 2021 và Microsoft 365 nằm ở mô hình cấp phép. Office 2021 được mua một lần cho phiên bản tương ứng, trong khi Microsoft 365 hoạt động theo hình thức thuê bao và liên tục được Microsoft bổ sung các tính năng mới trong thời gian người dùng duy trì gói dịch vụ.

Office 2021 có phiên bản dành cho Windows và macOS, phù hợp với người dùng cá nhân, gia đình và một số nhu cầu doanh nghiệp tùy theo gói giấy phép được lựa chọn.

Tuy nhiên, Office 2021 hiện không còn là phiên bản Office mới nhất. Người dùng đang lựa chọn phần mềm mới nên so sánh Office 2021 với các thế hệ Office mới hơn hoặc Microsoft 365 trước khi quyết định.

Các tính năng đáng chú ý trên Office 2021

Office 2021 mang đến nhiều cải tiến so với các thế hệ Office mua một lần trước đó. Một số tính năng nổi bật bao gồm:

Cải thiện giao diện và trải nghiệm sử dụng

Office 2021 sử dụng giao diện được làm mới nhằm đồng bộ tốt hơn với các thế hệ Windows hiện đại. Các ứng dụng vẫn giữ cách bố trí Ribbon quen thuộc nên người dùng từ Office 2016 hoặc Office 2019 không mất quá nhiều thời gian để làm quen.

Khả năng cộng tác trên tài liệu

Một số ứng dụng Office hỗ trợ tốt hơn việc cộng tác trên tài liệu được lưu trữ trực tuyến. Khi sử dụng cùng OneDrive hoặc các dịch vụ Microsoft phù hợp, nhiều người có thể phối hợp chỉnh sửa tài liệu thuận tiện hơn.

Cải tiến khả năng tiếp cận

Microsoft tiếp tục bổ sung và cải thiện các công cụ hỗ trợ khả năng tiếp cận trong Office, giúp nội dung dễ sử dụng hơn với nhiều nhóm người dùng khác nhau.

Các tính năng mới trong từng ứng dụng

• Word 2021: Cải thiện khả năng cộng tác, hỗ trợ nhiều công cụ xử lý tài liệu và bổ sung các tính năng phục vụ soạn thảo hiện đại hơn.
• Excel 2021: Bổ sung các hàm và công cụ xử lý dữ liệu mới như XLOOKUP, Dynamic Arrays và nhiều cải tiến phục vụ phân tích bảng tính.
• PowerPoint 2021: Cải thiện công cụ trình chiếu, ghi lại bài thuyết trình và hỗ trợ nhiều tính năng thiết kế trực quan hơn.
• Outlook 2021: Tiếp tục cải thiện khả năng tìm kiếm, quản lý email, lịch làm việc và danh bạ.

Tích hợp với các dịch vụ Microsoft

Office 2021 có thể làm việc với nhiều dịch vụ trong hệ sinh thái Microsoft như OneDrive và các công cụ cộng tác trực tuyến phù hợp. Khả năng sử dụng cụ thể phụ thuộc vào tài khoản, phiên bản Office và dịch vụ mà người dùng đang đăng ký.

Bộ Office 2021 bao gồm những phiên bản nào?

Microsoft phát hành Office 2021 với nhiều gói khác nhau nhằm phục vụ từng nhóm người dùng. Các ứng dụng đi kèm sẽ khác nhau tùy phiên bản.

• Office Home & Student 2021: Hướng đến nhu cầu cá nhân và học tập, với những ứng dụng cơ bản như Word, Excel và PowerPoint.
• Office Home & Business 2021: Bổ sung Outlook và quyền sử dụng phù hợp hơn cho công việc kinh doanh.
• Office Professional 2021: Cung cấp thêm một số ứng dụng dành cho người dùng chuyên nghiệp trên Windows như Outlook, Publisher và Access.

Do thành phần ứng dụng và quyền sử dụng có thể khác nhau giữa từng gói, người dùng nên kiểm tra chính xác phiên bản trước khi mua giấy phép.

Office 2021 khác Microsoft 365 như thế nào?

Office 2021 và Microsoft 365 đều cung cấp các ứng dụng văn phòng quen thuộc nhưng sử dụng mô hình cấp phép khác nhau.

Office 2021 là phiên bản mua một lần. Người dùng mua giấy phép cho phiên bản cụ thể và tiếp tục sử dụng phiên bản đó theo điều khoản cấp phép.

Microsoft 365 sử dụng mô hình thuê bao theo tháng hoặc năm. Trong thời gian còn thuê bao, người dùng thường được tiếp cận những phiên bản ứng dụng mới hơn, dịch vụ trực tuyến và các quyền lợi bổ sung tùy gói.

Vì vậy, lựa chọn nào phù hợp hơn phụ thuộc vào nhu cầu, số lượng thiết bị, ngân sách và việc người dùng có cần các tính năng Microsoft 365 liên tục được cập nhật hay không.

Có nên sử dụng Office 2021 hiện nay?

Office 2021 vẫn có thể đáp ứng tốt nhiều công việc văn phòng phổ biến như soạn thảo văn bản, lập bảng tính, tạo bài thuyết trình và quản lý email.

Tuy nhiên, đây đã là một thế hệ Office cũ hơn so với các lựa chọn hiện tại của Microsoft. Theo vòng đời sản phẩm do Microsoft công bố, Office 2021 đang tiến gần thời điểm kết thúc hỗ trợ. Vì vậy, nếu mua mới để sử dụng lâu dài, người dùng nên cân nhắc các phiên bản Office còn thời gian hỗ trợ dài hơn hoặc Microsoft 365.

Không nên sử dụng Office 2021 Crack hoặc Activator

Viện Phần Mềm không khuyến khích người dùng tải và sử dụng Office 2021 Crack, Activator, Keygen hoặc những công cụ bẻ khóa bản quyền được chia sẻ không rõ nguồn gốc trên Internet.

Cấu hình cài đặt Microsoft Office 2021

Yêu cầu hệ thống của Office 2021 không quá cao đối với các máy tính hiện đại. Tuy nhiên, cấu hình thực tế cần thiết còn phụ thuộc vào kích thước tài liệu và khối lượng công việc.

Cấu hình trên chỉ mang tính tham khảo. Với Excel chứa lượng dữ liệu lớn, PowerPoint sử dụng nhiều hình ảnh hoặc khi chạy đồng thời nhiều ứng dụng Office, máy tính có CPU mạnh và dung lượng RAM cao hơn sẽ mang lại trải nghiệm tốt hơn.

Office 2021 có cả phiên bản 32-bit và 64-bit trong những trường hợp phù hợp; vì vậy nhận định rằng Office 2021 chỉ có thể cài trên hệ điều hành 64-bit là không chính xác.

Cách kiểm tra Office 2021 đã được kích hoạt hay chưa

Nếu đã cài Office 2021 và chỉ muốn kiểm tra trạng thái sản phẩm, người dùng không cần tải thêm Activator hoặc phần mềm bên thứ ba.

Bạn có thể mở Word, Excel hoặc PowerPoint, sau đó truy cập:

File → Account

Tại khu vực Product Information, Office sẽ hiển thị thông tin về sản phẩm và trạng thái kích hoạt hiện tại.

Nếu đã mua Office 2021 nhưng gặp vấn đề về kích hoạt, nên kiểm tra tài khoản Microsoft đã liên kết với giấy phép, thông tin Product Key hoặc liên hệ đơn vị cung cấp sản phẩm thay vì sử dụng công cụ bẻ khóa.

Lựa chọn miễn phí thay cho Office Crack

Nếu không có nhu cầu mua Microsoft Office, hiện nay có nhiều lựa chọn miễn phí có thể đáp ứng công việc văn phòng cơ bản.

• Microsoft 365 trên web: Cho phép sử dụng các phiên bản trực tuyến của Word, Excel và PowerPoint cho nhiều nhu cầu thông thường.
• LibreOffice: Bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở, miễn phí và hỗ trợ nhiều định dạng phổ biến.
• Google Docs, Sheets và Slides: Phù hợp khi cần làm việc trực tuyến hoặc cộng tác nhiều người.
• ONLYOFFICE: Một lựa chọn khác có khả năng làm việc với nhiều định dạng Microsoft Office.

Các giải pháp này giúp người dùng giảm chi phí mà không phải cài đặt các bản Crack hoặc Activator không rõ nguồn gốc.

Xem thêm: Microsoft 365: Tính năng, phiên bản và thông tin cần biết

Lời kết

Microsoft Office 2021 là một bộ phần mềm văn phòng mua một lần với nhiều ứng dụng quen thuộc và những cải tiến đáng chú ý trong Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Phiên bản này vẫn đáp ứng tốt nhiều nhu cầu học tập và làm việc hiện nay, nhưng người dùng cũng cần lưu ý đến vòng đời hỗ trợ của sản phẩm khi có ý định sử dụng lâu dài.

Nếu Office chưa được kích hoạt, nên kiểm tra lại giấy phép hoặc tài khoản Microsoft thay vì tải Crack, Activator hoặc Keygen từ Internet. Viện Phần Mềm khuyến nghị sử dụng phần mềm có giấy phép hợp lệ hoặc các giải pháp miễn phí uy tín để hạn chế nguy cơ mã độc, mất dữ liệu và những vấn đề liên quan đến bản quyền.

ID bài viết: 0964 – 0909
Ban biên tập: Viện Phần Mềm